こんにちは、AIシステム開発会社のアノテテです。
サービスのひとつとして、 AIチャットボット「Tebot」を提供しています。

AIチャットボットを導入すると、顧客対応の効率化や問い合わせ削減など、大きな効果が期待できます。一方で、「導入したのに思ったほど成果が出ない」といった声も少なくありません。

本記事では、チャットボット導入前に押さえておきたい運用とメンテナンスの考え方と、具体的な改善方法・サポート事例をご紹介します。導入検討や、すでに運用中のチャットボットの見直しにぜひお役立てください。

▼この記事でわかること
・チャットボットのメンテナンスの重要性とタイミング
・導入後に押さえるべき具体的なメンテナンス方法
・CV改善・問い合わせ削減など、ケース別のサポート事例

チャットボットで成果を出す「運用・メンテナンス」の考え方

チャットボットは「導入して終わり」ではなく、運用しながら「育てる」ツールです。利用データに基づき、回答精度や導線を微調整（チューニング）し続けることが、導入効果を確実に引き出す鍵となります。

メンテナンスの定義：使えるチャットボットへの「チューニング」

チャットボットにおけるメンテナンスとは、単なるエラー修正ではありません。実際の利用状況を確認し、「ユーザーが求めている回答に、正しく最短でたどり着けているか」を最適化する作業全般を指します。

• データの鮮度維持： 古くなった情報の更新や、新しい質問への回答追加
• 利便性の向上： ユーザーの反応（低評価や離脱）に基づいたシナリオの改善
• 精度の追求： AIの回答精度を高めるための表現調整

なぜ継続的な見直しが欠かせないのか

いくら入念に準備をしても、リリース初日から100%完璧なチャットボットを作ることは不可能です。

• 想定外のニーズへの対応：
  運用を開始して初めて、設計段階では予測できなかった「ユーザー特有の言い回し」や「隠れた悩み」が見えてきます。
• 離脱の防止：
  「回答が意図と違う」「使い勝手が悪い」といった小さなストレスを放置すると、ユーザーはすぐに離脱し、二度と使ってくれません。

目標とする解決率や削減効果を達成するためには、「導入してからが本番」という認識で改善を繰り返す必要があります。

チャットボットのメンテナンス頻度はどのくらい？

メンテナンスは、利用者の反応が鮮明なうちに行うのが理想的です。

▶︎月１回のメンテナンスで安定運用している札幌市民プラザ様の事例

札幌市民交流プラザ様：月400件の問い合わせを自動化。AIチャットボットで多様な質問に即時対応

札幌市の複合文化施設「札幌市民交流プラザ」様がAIチャットボット「Tebot」を導入し、月平均400件の対応を自動化。AI回答率は80％と高い水準で運用中。AIチャットボット導入の背景と、決め手、運用について詳細をお伺いしています。

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チャットボット運用時に起こりやすい4つの課題

課題1. 導入による成果が見えない・測れない

よくある課題のひとつが、チャットボットが本当に成果に貢献しているのか分からないという状態です。
例として、電話問い合わせ削減を目的に導入したにもかかわらず、
・効果測定の方法が決まっていない
・KPI（重要業績評価指標）が設定されていない

といった場合、成果の有無や改善ポイントが見えません。その結果、チャットボットが「コスト」としてだけ認識され、十分に活用されないまま終わってしまうリスクがあります。

課題2. チャットボットがそもそも使われない

「導入したのに利用率が上がらない」というケースも多く見られます。

考えられる原因：
・サイト上でチャットボットの存在が目立たず、気づかれない
・使い方や質問の仕方が分かりづらく、利用を諦めてしまう
・初回メッセージが分かりにくい
・選択肢が少なすぎる、または多すぎて迷う

結果として、ユーザーは戸惑い、途中で離脱してしまいます。

課題3. 運用担当者・体制があいまい

チャットボットを導入したものの、運用担当者や体制が明確でない場合も課題になりがちです。

・利用状況のチェックや定期的なデータ更新が滞る
・古い情報が放置され、回答の精度が下がる
・クレームなどのトラブル発生時に、誰が対応するのか不明確

また、1人の担当者に運用を集中させると、その方の退職や長期休暇で運用が止まるなど、「属人化」のリスクも生じます。そのため、メイン担当者に加え、複数メンバーによる運用チームを組んだり、知識やノウハウを共有できる体制づくりが重要です。

課題4. 利用者の期待値とのギャップ

利用者の中には、チャットボットに対して「何でもすぐに答えてくれるはず」という過度な期待を抱くことがあります。
チャットボットがその期待に応えられない場合、サービス全体への不満であったり”役に立たないツール”という印象につながりかねません。
特に複雑な状況の判断や、急ぎの案件への柔軟な対応などは、人のオペレーターへの切り替えが必要です。
この切り替えフローを含め、前述の運用体制をきちんと設計しておくことが、サービス品質を守るうえで大切です。

成果につながる具体的なメンテナンス方法　

メンテナンスの中心は、データの追加・改善です。どこをどのように改善すべきか判断するうえで、チャットボットの分析機能が大きな助けになります。ここでは、当社の「Tebot」を例に具体的な方法をご紹介します。

チャットボットの利用率チェックとその改善

分析画面では、例えば次のような指標を確認できます。

・チャットボット利用率：サイト訪問者のうち、チャットボットを利用した人の数・割合
・チャット種別利用率：AI／シナリオ／有人対応それぞれの数・割合

まずは分かりやすい指標である「利用率」から確認し、次の2点を優先的に改善すると効果が出やすくなります。

① チャットボットの存在をしっかりアピールする

利用率が低い場合は、そもそも存在に気づかれていない可能性があります。
「ここに聞けば解決できる」と認知されるよう、以下のような告知やデザインの工夫も効果的です。

・顧客向け：サイトのお知らせ欄やバナーで、チャットボットの存在と活用シーンを案内
・社内向け：従業員向けメールやポータルで、利用方法とメリットを告知
・デザイン面：色や位置、サイズを工夫し、目に入りやすくする

② 選択肢や入力例を用意して、質問しやすくする

仮にチャットボットが目立っていても、「どう質問すればいいか分からない」ために利用されないケースもあります。
初期メッセージにて例えば、次のように案内すると効果的です。
「ご質問を以下の中からお選びください。この中にない場合は、入力欄に直接ご入力ください。」

代表的な質問を選択肢として提示し、また自由入力欄には入力例を添えることで、「何をどう聞けばいいか」が分かり、行動につながりやすくなります。

低評価の回答を重点的に改善する

利用率が上がってきたら、次はQ&Aの質を高めるフェーズです。フィードバック機能を活用し、まずは解決率100％を目指します。

Tebotでは、質問後に「この回答はお役に立ちましたか？」「疑問は解決しましたか？」
といったフィードバックを表示し、ユーザーが Good/Bad や Yes/No を選んで評価できるようになっています。分析画面の「解決率」は、この評価をもとに算出されます。

特に注目すべきは、「Bad」評価がついた回答です。わざわざ評価を付けているということは、不満度が高い可能性が大きいと言えます。
チャットログを確認しながら、次のように優先度をつけて改善してみてください。

フィードバックの判断基準

シナリオの見直し

シナリオ型チャットボットは、ユーザーが選択肢を選びながら進むフローチャート形式です。
この形式はFAQ対応や窓口誘導に最適ですが、「設計の良し悪し」がそのまま離脱率に直結します。成果を出すために、以下の3点に絞って見直しを行ってみてください。

1. 「階層」の深さを見直す

3〜5クリック以内で目的の回答に到達できる構成になっているかを確認します。

• 理想は3階層まで： ユーザーの離脱を防ぐため、可能な限りステップを短縮します。
• 最大でも5階層： これを超える場合は、選択肢のグルーピングが適切か、カテゴリーが細分化されすぎていないかを再検討してください。

2. 「導入文」の表現を見直す

「何ができるチャットボットか」が一目で伝わり、入力の心理的ハードルを下げられているかを確認します。

• 具体性と短さ： 「何かお困りですか？」といった抽象的な問いかけではなく、「配送状況や送料についてお答えします」と範囲を明示します。
• 適切なトーン設定： ブランドイメージに合わせつつ、ユーザーが構えずに会話を始められる親しみやすい表現を選択します。

3. 「解決の出口」を見直す

ボットが回答できなかった際に、ユーザーを「迷子」にさせない導線があるかを確認します。

• 連絡先の明記： 解決しない場合の最終手段として、電話番号や問い合わせフォームへのリンクを必ず設置します。
• 有人チャットへの誘導： 複雑な問題に対応できるよう、サポート担当者へスムーズに引き継ぐ導線（ハイブリッド型）を検討します。

シナリオ型チャットボットの作り方とコツ【エクセルテンプレあり】

チャットボット提供ベンダーがシナリオ型チャットボット導入の作り方を具体的にかつわかりやすく紹介！ポイントや運用のコツをまとめました。設計時に使えるエクセルテンプレートも無料でダウンロードいただけます。

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有人チャットの見直し

有人チャットを併用している場合は、有人チャットの分析結果もメンテナンスの重要な材料になります。
注目したい指標の例として、以下の2点が挙げられます。

・平均待機時間
有人チャット接続までの待機時間が長いと、利用者は離脱しやすくなります。混雑する時間帯を把握し、その時間だけ担当者を増員するなど、待機時間を短縮できる体制を整えましょう。

・有人チャット利用率とチャットログ
有人対応で繰り返し発生している質問は、次回からチャットボットで自動対応できるよう、Q&Aやシナリオに反映させます。

また、手続きが細かいものや専門的な内容で回答に時間がかかるものなどは、チャットボットから各担当部署への誘導導線を作ることで、対応を効率化できます。

有人チャットとは？メリット・デメリットとチャットボットとの使い分けを解説

チャットボットの有人チャットは顧客とのコミュニケーションを効率的に取る手段として最適ですが、もちろん注意点もあります。ここではメリットやデメリットに加え、具体的なお客様の活用事例もご紹介します。

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ケース別サポートの事例紹介

これまでに弊社がサポートさせていただいたメンテナンスの例を、課題別にご紹介します。

課題 1: CV（コンバージョン）率が上がらない

「CV獲得のためにチャットボットを導入したのに、なかなか効果が出ない」とご相談をいただいた企業様の例です。以下の3点をご提案させていただきました。

提案①　シナリオの見直し（導線の追加）
質問への回答はできているものの、次のアクションへつながりにくいようでした。
そこで、各回答の最後にリンクを設置し、すぐに次の具体的な行動に進みやすくなるよう誘導しました。

具体的には、
・[ 資料請求はこちら ][ 会員登録はこちら ] [ 詳細はこちら ]といったリンクボタンの設置
・問い合わせ窓口のEmailリンク追加　などです。

提案②　フォームの簡略化
問い合わせフォームの項目が多いのも改善すべき点でした。入力すべき項目が多いので、面倒に感じて途中で離脱をする訪問者が多かったようです。
改善後のフォームでは最低限の項目（大まかな問い合わせ内容と連絡先）のみを入力してもらい、その内容に応じて担当者が丁寧にフォローする体制にしました。フォームが簡略化されたので、手軽に入力してもらえるようになりました。

提案③　自社の強み、他社との差別化ポイントの追加
チャットボットを開いてくれる利用者は、サービスに興味を持っていますが検討段階に過ぎません。
質問に対する適切な回答を提示するとともに、「なぜこのサービスが良いのか」といった自社の強みや他社との差別化ポイントをさりげなく伝えることも重要です。

課題 2:  電話の問い合わせが減らない

「業務効率化につながるはずのチャットボットなのに、なぜか電話の数が減らない」という例です。

想定しうるターゲット像を再度確認のうえ、以下のようなメンテナンスを行いました。

提案①　回答できていない質問をQAに追加
電話問合せが減らない理由のひとつに、QAの情報量が足りていない場合があります。
多くのチャットボットにはチャットログを確認できる機能がついています。お問合せ頂いた企業様の回答できなかったQAを洗い出し、適宜追加していくことをお勧めしました。

提案② 長い文章、分かりにくい表現は、簡潔・簡単に
QAの情報量が足りていたとしても、「回答文章が長い、くどい」といった理由で利用者がチャットボットから離脱し、よりコミュニケーションが容易な電話を選んでしまうケースも考えられます。
チャットボットで回答する際は、文章を可能な限り簡潔にし、また吹き出しで文章を分割したり太字にするなど、利用者目線での作成を心掛けることをご提案しました。

提案③　サイト上の電話表記を止め、シナリオを経由してもらう
こちらはもちろんサイトの運営者様に判断を委ねますが、サイト上の電話表記を思い切って削除し、チャットボットのシナリオの回答内にのみ電話番号を掲載するというのも一つの手です。
緊急の場合やクレーム案件等、利用者が急いでいると考えられる回答に対してのみ、「お急ぎの場合はこちらにお電話ください」と表記し、電話経由での問い合わせにフィルターを掛けるのも効果的です。

課題 3:  メンテナンスに時間をかけられない

「ほかの業務と兼任しているため、メンテナンスに時間を掛けられない」という課題をお持ちの方の例です。
担当者によっては、メンテナンスに時間を割くことが難しい場合もあります。その場合は、提供ベンダーにサポートを依頼することも検討してみてください。

ベンダーによって内容は異なりますが、定期的に分析レポートを作成したり、分析結果をもとに改善点を提案するサポートサービスもあります。社内で時間をかけるより効率的で、専門的なアドバイスも受けられるサポートオプションをつけるのも選択肢のひとつです。

チャットボットのメンテナンスに関するよくある質問と回答まとめ

これまでの内容をFAQ形式で以下にまとめました。

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Tebotでは、導入前後はもちろん、運用フェーズにおいても回数・期間無制限の手厚いサポート体制を整えております。 初期構築における疑問の解消から、安定運用に向けた改善提案まで一貫して伴走いたしますので、お気軽にご相談ください！

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