印紙税の意味不明な社内問い合わせにウンザリ?業務効率化のヒント

印紙税

企業が事業を行う上で必須となる印紙税の知識。印紙税は国税庁の「印紙税額一覧表」に記載されている1~20号文書が課税対象ですが、税額の判定など判断が難しいものも多くあります。経理部や法務部などで印紙税に関する業務を担当していて、その重要性は分かっていても「ややこしい、面倒、大変・・・」と感じている方もいらっしゃるかと思います。


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印紙税に関する問い合わせに、できるだけ効率よく対応する手段と実例をご紹介します。

1. 印紙税対応の難しさ

担当者の方はご存じかとは思いますが、印紙税の対応を難しくする原因は主に3つあります。

税理士が代理業務を行えない

通常、税に関することは顧問の税理士さんにお任せすればよいのですが、印紙税については代理で行うことが出来ません。

国税庁のウェブサイトには、以下のように記載があります。

税理士法においては、印紙税は税理士業務の対象税目とされていませんので、税理士が、印紙税に関して国税通則法に規定する「税務代理人」に該当することはありません。
したがって、印紙税について「同意を記載した税務代理権限証書」を提出したとしても、印紙税の調査に関する事前通知については、納税者の方に対して行うこととなります。(中略)

引用:税務調査手続きに関するFAQ(国税庁)

つまり、印紙税の専門家というものは基本的には存在せず、納税者が自分で税務を行わなければなりません。企業の担当者が、必要ならば国税庁/税務署に直接確認しながら自分で適切な印紙税を収める必要があります。

課税文書の判断が難しい

印紙税は課税対象となる書類(課税文書)に決められた金額の収入印紙を貼って、消印を押すことで納税とみなされます。「収入印紙を購入 ⇒ 書類に貼る ⇒ 消印を押す」という作業自体は簡単ですが、その前段階の①対象の書類が「課税文書」になるかどうか、②課税文書なら何号に該当するか の判定に頭を悩ます担当者の方も多いでしょう。

特に自由に内容を作成できる契約書などの文書は、文書の名称や呼称に関わらず内容の意義に基づいて判断するため、100%明確な基準が存在しないのが現状です。

文書の判断例

1)土地の売買契約書→第1号の1文書
2)売上代金の受取書→第17号の1文書
3)不動産及び売掛債権の譲渡契約書(第一号の1文書と第15号文書)→第1号の1文書
4)請負工事の内容とその代金の受領事実を記載した契約書(第2号文書と第17号の1文書)→第2号文書

令和5年5月印紙税の手引き(国税庁)

例1や2のようなケースであればシンプルですが、多くの文書は3や4のような文書の内容や意義が複数の事項に渡って併記(または混合記載)されているケースも少なくありません。

「●●だから第〇号」と単純に決められず、ケース毎に国税庁に問い合わせる必要も出てくるでしょう。

担当部署が確立されていない

どこの部署が印紙税に関する業務を行うのかは、企業によって異なります。法務部や経理部が担当になる場合もあれば、契約書を取り交わす営業担当がそれぞれ行う場合もあります。

印紙税の専門家が存在しないため、担当部署や担当者が明確に定まらず、業務フローが確立しにくいのも理由のひとつに考えられます。文書の判定作業は時間もかかり、解釈を間違えてしまうリスクもありますので「できれば担当したくない・・・」と感じる人も多いかもしれませんね。

また、社内で「印紙税に詳しい担当者」が育つ前に、配置換えや退職などで業務ルールが定着しないケースもあります。

2. 業務効率化ツールをうまく活用する企業も

このような煩雑かつ複雑な印紙税業務の効率化を目的とし、新たなツールを活用する企業も存在します。

印紙税+チャットボット

課税文書や印紙税額についての判断はケースによって非常に複雑になりますが、社内で取り扱う書類についてはある程度種類が決まっていて、パターン化できるケースもあります。

印紙税の判定業務を案件ごとに文書にまとめ、マニュアル化することで社内問合せの削減を図る企業も少なくありません。しかしながら該当文書へのアクセス性や利便性の観点から、電話やメールでの問合せが減らないといった声も多くあります。

このようなパターン化しやすいマニュアル文書とチャットボットは実は大変相性がよく、印紙税の社内問い合わせ対応にチャットボットを活用している企業が近年増えています。


社内で作成される書類の種類と、その取扱い金額を分類化できれば、チャットボットと組み合させることで印紙税関連業務の効率化、自動化が実現できます。

チャットボットとは

利用者からの質問に、人に代わって自動で返答してくれるプログラムのことです。問い合わせ対応に利用すると、担当者の負担が軽減されたり、24時間365日回答が可能になるため、多くの企業や団体で導入されています。

チャットボット市場規模は2017年から2028年までの約10年間で約1,000倍以上の拡大が見込まれており、2028年には約1兆8,000万円に達すると予想されています。「働き方改革」の推進、AI・自動化などのDX化の波もあり、今後ますます多くの企業が活用していくでしょう。

チャットボットには大きく分けて、「AI型」「シナリオ型」の2種類があります。AI型では、利用者が入力欄に言葉で質問を入力します。それに対して、AIが最適だと判断した回答を表示します。

AI型シナリオ型

シナリオ型は、マニュアルのように質問と回答が決まっているものに適しています。利用者は、フローチャートのように選択肢を選んでいきます。社内文書の種類を選択、次に金額を選択、とパターン化できれば、印紙税対応はシナリオ型チャットボットに任せることができます。

 3. 印紙税に関するチャットボット導入事例

従業員から印紙税に関する問い合わせや依頼が多くてお悩みだった企業さんが、チャットボットを導入することで業務の軽減につながった例を2つご紹介します。

環境事業関連 J社様

▼法務部のご担当者様よりお問合せ
「社員から収入印紙代に関する問い合わせが多い。担当者の業務効率化のためにチャットボットを利用できないか」

▼お問い合わせの経緯・背景
・営業担当者がそれぞれの担当案件について契約書、覚書、請求書などの書類を作成するが、書類の判定が複雑であるため都度法務部へ問い合せが来る
・営業担当者は人の入れ替わりが激しいため、過去対応した内容でも新たに問い合わせが来る場合がある

チャットボット導入後の効果
法務部ではこれまでの対応実績があり、社内文書についてはある程度のパターン化が可能でした。そこで、社員からの印紙税についての確認は、まずはチャットボットを利用してもらうようにしたところ、法務部担当者への電話やEmailでの問い合わせ件数が減り、業務の効率化へとつながりました。

不動産関連 K社様

▼K社管理部ご担当者よりお問合せ
「業務委託をしているパートナー企業から問い合わせが多い。チャットボットですぐに正確な回答を返せるようにできないか」

▼お問い合わせの経緯・背景
・多数の物件を取り扱っているため、運用を外部のパートナー企業に委託している
・パートナー企業が扱う契約書は種類や文書の判定に手間がかかるケースが多く、印紙税に関して都度電話やメールで問い合わせが来ることが多い
・ある程度パターン化できる場合も多いが、管理部側でも全てのケースに即座に対応できる体制がとれておらず、都度調査しながらの回答となり時間が掛かってしまう

▼チャットボット導入後の効果
ルールは細かいものの、パターン化できる内容なのでチャットボットが得意とするところです。パートナー企業は、まずはチャットボットに質問することで、課税文書の判断、印紙税の金額など、すぐに回答を得られるようになりました。K社にとっては、問い合わせ対応の時間が大幅に削減されただけでなく、チャットボットで社内ナレッジを共有でき、業務の属人化防止にもつながりました。異動などで担当者が代わっても安心です。

4. まずは安価なシナリオ型でスモールスタートでもOK

シナリオ型チャットボット作成イメージ

従業員や関連企業からの問い合わせ内容がある程度決まっていて、パターン化できるなら、回答をチャットボットに任せてしまえば大幅な業務効率化につながります。「チャットボットって費用が高いのでは?」という心配もあるでしょうが、シナリオ型なら低コストでの導入・運用が可能です。

現在さまざまな種類のチャットボットサービスが提供されています。ChatGPTのような生成AIがリアルタイムで回答を生成する仕組みのチャットボットも活用範囲が広がっていますが、一般的には月額利用料が10万円程度からと高額になります。

一方、AI機能が不要なシナリオ型は、月額1万円程度で利用が可能です。社内文書の種類と印紙税額が決まって、問い合わせをパターン化できる場合は、まずはシンプルで低価格なシナリオ型チャットボットを試してみてはいかがでしょうか。

5. 失敗の少ないチャットボット「Tebot」

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