AIシステム開発会社のアノテテです。
サービスのひとつとして、AIチャットボット「Tebot(ティボット)」を提供しています。
チャットボットの導入にあたっては、自社に最適なタイプ・プランを選んで、目に見えて効果があらわれる運用をしたいですよね。そのために重要なのが、事前の導入準備です。これまでに、多くのお客様にチャットボット導入のサポートをしてきた弊社の経験から、失敗しないチャットボットの選び方・導入手順を解説します。
この記事で分かること：
・チャットボット導入までの流れ
・チャットボット導入に向けて準備すべきこと
・チャットボット導入成功のためポイント
チャットボットを使いたいけれど、「何から調べたらいいの？」「どうやって準備するの？」「失敗したくないし・・・」と考えている方、以下のStepにしたがって準備を進めてみてください！
Step1. 導入の目的を明確にする
まず重要なのは、チャットボット導入目的を明確にしておくことです。目的と、その目的のためにチャットボットでなにをするのかを決めると、その先の準備がスムーズに進みます。
①電話対応業務を効率化する場合
チャットボットが電話対応の代わりとなり電話件数の削減を、多く寄せられる質問を整理してチャットボットに登録すると、窓口への電話件数を減らすことができます。
・顧客向け（社外用）であれば自社商品に関する情報やトラブルの対処法
・従業員向け（社内用）ならば就業規則や福利厚生の内容など
②見込み客にアプローチする場合
電話やEmailに加えて、流入チャネルのひとつという位置づけでチャットボットを活用します。チャットボットからも資料請求や問い合わせができるようになると、新しい層のリード獲得だけでなく、予期していなかったニーズの発見などにもつながります。
③社内の業務マニュアル活性化・属人化防止する場合
社内向けの使い方として増えているのが、社内ナレッジの共有手段としてのチャットボットの利用です。
例えば活用しきれていない社内マニュアルなどの文書をチャットボット内に集約し、マニュアルに関する質問に対しボットがいつでも回答できる体制を作ることなども可能です。
業務に関連する情報をチャットボットを通じて担当者間で共有し、業務の効率化を実現します。
Step2. どこに設置するか決める
利用目的に応じて、チャットボットの設置場所を検討します。
設置場所とは通常はWebサイトになります。チャットボットを設置したいのは、一般顧客向けのサイトでしょうか、それとも会員限定のサイトでしょうか。誰を対象にしたサイトなのかによって、チャットボットの構成も検討が必要です。また、同じWebサイトの中でも、FAQなどの特定のページにのみチャットボットを表示するのか、それともサイトの全ページに表示するのか、ということも検討しましょう。
社内利用の場合は、従業員が普段よく目にする場所に設置しないと、せっかくのチャットボットが活用されません。社内連絡用としてLINEのようなコミュニケーションツールを利用しているなら、チャットボットも同じツールで利用できると便利です。
Step3. 基礎知識を得る
チャットボットの活用方法がイメージできたら、最適なサービスを選ぶために基本情報を調べましょう。
チャットボットには大きく分けて、「シナリオ型」と「AI型」があります。さらにAI型にも２種類あり、ひとつは認識系AIで登録された回答の中から最適な回答を選び出す「従来型」。もうひとつは、生成系AIで回答を作り出す「生成AI型」です。
シナリオ型 < 従来型（認識系） < 生成AI型 の順に、機能が増えて費用も高くなります。
チャットボット導入の目的と活用イメージが明確になり、基礎知識を得たならば、自社のチャットボットで最も重視すべき「これだけは譲れない」というポイントを整理してください。例えば以下のようなイメージです。
必須の機能、費用、サポートの充実度など、必要なものは目的や社内の状況によりさまざまなので、関係者で優先項目を確認してくださいね。
Step4. 資料請求し、情報収集する
導入するタイプや活用イメージが明確になってきたら、実際にチャットボットを試してみたいですね。さらに具体的な情報を収集をするために、何社かに資料請求をしてみましょう。とはいっても、数多くのサービスのサイトをチェックして、その中から自社に合うものを選び出すのは大変です。資料請求サイトを利用すると便利です。
資料請求サイトとは、各サービスの機能・価格などが比較でき、気になるサービスの資料を一括請求できるサイトです。
[ 代表的な資料請求サイト ]
・AIsmily https://aismiley.co.jp/
無料相談で個別にヒアリングをして、利用イメージや予算にあったサービスを紹介してくれる。
・ITトレンド https://it-trend.jp/
資料請求サイトの中では歴史が長く、IT製品に強い。業界最大級のカテゴリー数や製品数から希望にあうものを比較できる。
・Aspic https://www.aspicjapan.org/asu/
サービスの選び方や業務効率化のためのレポートが豊富で、無料でダウンロードできる。
・ミツモア https://meetsmore.com/
希望条件について選択肢をクリックすると、条件にあうサービスの提案が届く。
・PRONIアイミツ https://imitsu.jp/
相談料無料で、企業の状況にあわせてサービスを選んで紹介してくれる。
あまりたくさん資料や見積を請求すると、どのサービスがどんな特徴だったのか分からなくなりますし、数多くのベンダーとやり取りをすると時間が取られて本来の業務に支障が出るかもしれません。サービスを混同しない程度に、数を絞って資料請求するとよいでしょう。最初から料金プランが明確なもの、無料トライアルができるものに限定すると確認に無駄な時間がかかりません。
Step5. 提供ベンダーと打合せ・選定する
「これだ！」と思うチャットボットを見つけたら、ベンダーに直接問い合わせて、打ち合わせをします。
この段階ではまだ1社に絞らず、2、3社くらいで比較しましょう。実際の画面で機能や操作方法などの説明を聞くと、運用イメージが見えてきます。資料だけでは分からなかったことや気になることは、その場で確認します。最低利用期間・解約条件・支払い方法といった契約条件や、サポートの内容なども確認しておくと安心です。
無料トライアルの期間を設定していることが多いので、条件を確認して、トライアルを申し込みましょう。
Step6. シナリオやQAデータを準備する
トライアルが決まったら、チャットボットのタイプにあわせて登録用のデータを準備します。
シナリオ型の場合：
よくある問い合わせをカテゴリに分けし、利用者が混乱しない構成を心がけてください。利用者にとって分かりやすいシナリオにするには、ちょっとしたコツがあります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q&A型(自由入力)の場合：
自由入力で質問をする従来型のAIチャットボットでは、質問と回答をセットで登録します。自社サイトや社内マニュアルでFAQがあれば、そのまま利用できます。FAQがない場合は、普段よく寄せられる問い合わせを洗い出して、回答とセットでまとめましょう。
ベンダーによっては、Q&Aのテンプレートがあったり、Q&A自動生成機能がついていたりします。
生成AI型の場合：
自由入力した質問に対しリアルタイムで回答を生成する生成AI型チャットボットを社内利用する場合は、基本的に業務で使用している社内文書をそのまま利用できるため、事前にQAを準備する必要はありません。登録できるファイル形式や使い方はベンダーに確認が必要です。
Step7. 無料トライアルを行う
いよいよ、実際にチャットボットを操作してみます。トライアル中は主に以下の点を意識して、導入目的を達成できそうか、長期的に運用・管理できそうか等、確認してみてください。
特にトライアル中は、
・ベンダー側のサポート体制
・運用担当者の決定と運用イメージの明確化
・機能や操作性
など本番環境でのイメージを持ちながら、チャットボットの機能だけでなく社内体制も含めてを試されてください。
詳しくはこちらをご参照ください。
Step8. 社内稟議を通す
導入したいチャットボットサービスが決まったら、会社に申請して承認をもらわないといけませんね。稟議書などの資料作成には、ちょっと手間がかかります。「現在の課題」と「チャットボットで得られる効果」を分かりやすく説明した、説得力のある資料で、チャットボット導入を承認してもらいましょう！
弊社では無料で稟議書のテンプレートのダウンロードが可能です。
Step9. 導入本番！定期的にメンテナンスを
無事にチャットボットが公開されたら一段落ですね。ですが、ここからが本番です。はじめに設定した目的が達成できているか、ときどき見直してください。
最初から完璧なチャットボットは作れません。運用しているうちに、不足していた情報があったり、適切な回答が表示できなかったりすることもあります。利用者に「ほしい情報が出てこない」と思われると、せっかくのチャットボットが利用されなくなってしまいます。定期的にメンテナンスをして、少しずつ理想に近いチャットボットを目指しましょう。
具体的なメンテナンス方法については、こちらをご参照ください。
失敗の少ないAIチャットボット「Tebot（ティボット）」
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面倒な初期設定、シナリオデータ登録はスタッフにお任せください！設定が完了した状態で無料トライアルを開始いただきます。無料トライアル終了までいっさい費用はかかりませんので、失敗リスクはありません。
各企業様ごとの課題、ニーズにあわせた最適なチャットボット運用方法をご提案させていただきます。
ぜひいちど、無料トライアルでTebotをお試しください。
クライアント様のご要望に応じた開発も可能です。
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