AIシステム開発会社のアノテテです。サービスのひとつとして、AIチャットボット「Tebot(ティボット)」を提供しています。
社内チャットボットに興味はあるものの、「本当に自社でも使えるのか」「どんな場面で役立つのか」がイメージしにくい、という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、社内の業務効率化を目的としたチャットボットの導入について、基礎と実際の活用事例をご紹介します。
この記事でわかること：
・社内チャットボットの種類と、社外向けとの違い
・業種・用途別の具体的な導入事例7選
・導入が向いているかどうかの判断軸
社内チャットボットとは
社内チャットボットは、おもに従業員の業務をサポートするために社内向けに設置するチャットボットを指します。まず基本的な概念と、タイプの違いを整理しておきます。
社内向けと社外向けの違い
チャットボットには「社外向け」と「社内向け」の2種類があります。
社外向けチャットボットは、顧客やパートナー、ウェブサイト訪問者からの問い合わせに対応するものです。商品の説明やよくある質問への回答、資料請求の受付など、外部との接点で活用されます。
一方、社内向けチャットボットは、従業員が業務中に利用する社内専用のツールです。社内ポータルや業務ツールの画面右下に表示されるポップアップ型が一般的で、「経費申請の方法は？」「この契約書の印紙税は？」といった疑問に即座に答えてくれます。本記事では、この社内向けポップアップ型のチャットボットを前提に解説します。
シナリオ型・AIマッチング型・生成AI型の違い
社内チャットボットには大きく3つのタイプがあります。
シナリオ型：あらかじめ設定された選択肢を選びながら進む形式です。「経費申請」→「交通費」→「申請方法を確認する」のように段階的に絞り込む仕組みで、定型的な案内に向いています。
AIマッチング型：自由文で質問を入力できるタイプです。あらかじめ登録したQ&Aをもとに回答するため、回答の表現を固定できます。情報の正確性を重視する場面に適した形式です。
生成AI型：自由文で質問でき、読み込ませた資料から横断的に回答を生成します。大量のマニュアルや規定集をまとめてナレッジ化したい場合に効果的です。
| タイプ | 特徴 | 向いている用途 |
| シナリオ型 | 選択肢形式 | 定型的な申請フロー、受付 |
| AIマッチング型 | FAQベース | 正確な回答が求められるQ&A |
| 生成AI型 | 文書横断検索 | 膨大なマニュアル、規程集の検索 |
社内利用では、シナリオ型とAIマッチング型を組み合わせたり、生成AI型と併用したりするケースも多く、目的と情報量に応じて組み合わせを選ぶのが実態です。
チャットボットの種類と仕組みについては、別記事で詳しく解説しています。
社内チャットボットの2つの活用パターン
社内チャットボットの使い方は、大きく2つのパターンに分けられます。
パターン① 社内問い合わせの自動化（人事・総務・法務系）
管理部門に繰り返し届く定型的な問い合わせを、チャットボットが自動で対応するパターンです。 人事・総務・法務の担当者には「有給休暇の申請方法は？」「産休・育休の手当はどうなっている？」「年末調整に必要な書類は？」といった質問が日常的に届きます。担当者にとっては何度も答えている定型質問でも、従業員にとっては毎回調べることになる内容です。チャットボットがこれらを担うことで、担当者は本来の専門業務に時間を使えるようになります。
パターン② 業務知識・マニュアルのナレッジ化（現場・サポート系）
製品知識や対応手順など、特定のスタッフに偏りがちな情報をチャットボットに集約するパターンです。 「このエラーコードの対処法は？」「この部品の品番と単価は？」といった問い合わせに、ベテランスタッフがその場にいなくても答えられる環境を作ります。属人化した知識を組織全体で共有できる仕組みへ整備する取り組みです。
社内チャットボット活用事例①：社内問い合わせの自動化
社内での業務効率化を目的とした、AIチャットボット「Tebot」での実際の導入事例を4社ご紹介します。 どのような業種で、どのようにチャットボットが活用されているかぜひご参考にしてください。
事例1：美容・エステ関連企業（経費申請・勤怠・福利厚生）
美容クリニックや美容関連サービスを提供する企業の事例です。
チャットボット導入前は、経費申請・勤怠管理・産休育休手当・研修・社内システムに関するものまで、幅広い問い合わせが担当者のもとへ届いていました。 そこで部門横断の問い合わせをチャットボットに集約。シナリオ型・AIマッチング型・生成AI型を組み合わせて運用することで、担当者不在でも従業員が自己解決できるしくみを構築しました。
事例2：金融サービス（年末調整FAQ）
金融関連サービス企業が、社内グループウェア「ガルーン」にチャットボットを組み込んで運用した事例です。 年末調整の時期になると、「必要書類は何か」「扶養の条件は？」「記入方法がわからない」といった問い合わせが担当者に集中し、対応が本来業務を圧迫していました。そこで年末調整に特化した単機能ボットを構築。
毎年繰り返される定型質問をチャットボットが対応する仕組みを整え、担当者への問い合わせ件数が減少しています。普段使っているグループウェアへの設置により、従業員が使いやすい導線も確保しました。
導入の経緯と詳細は、伊予鉄フィナンシャルサービス様のインタビュー記事で紹介しています。
事例3：不動産投資運用会社（印紙税照会）
不動産投資運用会社の事例です。
業種柄、契約に関する業務が多く、総務・法務担当者が契約書ごとの印紙税額を都度確認する手間が課題となっていました。そこで、契約書の種類を選択すると該当する印紙税額を即時案内するボットを構築。担当者が都度調べていた工数を削減しています。 同様の用途で複数社での導入実績があり、契約書を多く扱う業種に一定のニーズがある領域です。
事例4：金融サービス（株主総会QA）
年末調整ボットと同じ金融関連サービス企業が、別の目的でもう1つボットを導入した事例です。
毎年同じ時期に株主からの問い合わせが集中する状況を受け、株主総会に特化したボットを構築しました。
目的を絞った設計により、必要な人が迷わずアクセスできる導線を確保しています。この事例のポイントは「目的別にボットを分けて運用する」スタイルです。年末調整・株主総会それぞれに専用ボットを持つことで、利用者にとって使いやすく、管理もしやすい体制を整えています。
社内チャットボット活用事例②：業務知識・マニュアルのナレッジ化
ここでは業務の属人化防止やナレッジ共有を目的としたチャットボットの実際の導入事例を3社ご紹介します。
事例5：電気・部品販売業（部品照会）
電気部品などの販売業を営む企業の事例です。
チャットボット導入前は、工場に部品を発注する際に都度担当者に品番や納期の確認をする必要があり、業務効率と属人化が課題となっていました。 そこで部品名を入力すると品番・単価・納期・手配方法を即時回答するチャットボットをシナリオ型＋AIマッチング型で構築。担当者への確認工数を削減し、スタッフが自分で調べながら業務を進められる環境が整っています。
事例6：産業機器メーカー（エラーコード・マニュアル参照）
高圧ガス・半導体製造装置・流体制御機器など、複数分野の製品を展開する産業機器メーカーの事例です。
複数製品のナレッジをチャットボットに集約し、エラーコードやアラーム名を入力すると該当マニュアルにたどり着けるボットを構築しました。現場スタッフがその場で情報を調べて解決できる環境を整えています。
事例7：ITシステム販売会社（サポート対応マニュアル）
法人向けPOSシステムなどのコンピューターハードウェア・ソフトウェアを販売するIT企業の事例です。
顧客への電話サポート時の対応手順をシナリオ型チャットボットに集約。経験・習熟度に関わらず対応品質を均一化できる仕組みを構築し、個人スキルに頼りすぎない安定したサポート体制を整えました。
社内チャットボット導入を失敗しないためのポイント
導入したものの「ほとんど使われない」「管理が追いつかない」という状況は避けたいところです。ここではチャットボット導入時によくある失敗の要因と、その対策を整理します。
「何でも答えるボット」を目指さない
最初から何でも答えようとするボットは、構築に時間がかかり、品質も中途半端になりがちです。 まずは「繰り返し届く問い合わせTOP10」を洗い出すところから始めてみてください。次のステップで整理するとスムーズです。
- 月に何件届いているか、誰が対応しているかを確認する
- 同じ質問が繰り返されているものをピックアップする
- 対象範囲を絞ったボットを作り、使われ方を見ながら拡張する 小さく始めて育てる姿勢が、定着への近道です。
FAQの元データが整っているか確認する
業務効率化を目的としたチャットボットは、基本的にFAQを「届ける仕組み」です。届けるべきFAQが整っていなければ、どれほど高機能なツールでも機能しません。 「社内FAQがバラバラに存在している」「古い情報のまま更新されていない」という状況では、チャットボットの導入より先にFAQの整備が必要です。
FAQの作り方と運用のポイントは、別記事で詳しく解説しています。
使ってもらえる導線を設計する
どれほど良いボットでも、存在を知られなければ使われません。設置場所と見せ方の工夫が、利用率を左右します。
- 社内ポータルや普段使っている業務ツールにポップアップとして設置する
- 「年末調整・社内規定・経費申請についてはこちら」など、対応テーマをトップ画面で明示する
- 従業員が普段使うグループウェアへの組み込みも、利用率の確保に有効
「どこに行けば解決できるか」を直感的に示すことが、継続的な利用につながります。
社内チャットボットが向いている企業・向いていない企業
社内チャットボットはすべての企業に向いているわけではありません。自社の状況と照らし合わせて確認しておきましょう。
社内チャットボットが向いている会社
以下に当てはまる企業は、導入効果が出やすい傾向があります。
・従業員数が多く、問い合わせが一部の担当者に集中している
・拠点・部門が複数あり、情報共有にばらつきがある
・マニュアルはあるが現場に浸透していない
・新人・異動者の立ち上がりを早めたい
・時期によって問い合わせが急増する業務がある（年末調整・株主総会など）
従業員数が多い企業や、問い合わせが特定の時期に集中する企業は、チャットボットが担う範囲が明確になりやすく、効果を確認しやすいのが特徴です。
社内チャットボットが向いていない会社
一方で、以下のような状況では、導入より先にやるべきことがある場合があります。
・従業員が少なく、口頭や直接確認で解決できている
・問い合わせ件数自体が少なく、自動化するメリットが薄い
・FAQ・マニュアルが整備されていない（整備が先決）
FAQがまだ整っていない段階では、まずExcelなどで運用を始め、徐々に整備していくのも一つの方法です。整備の進め方については社内FAQの作り方・運用のポイントをご覧ください。
社内・社外どちらにも使えるAIチャットボット「Tebot」
Tebotは、社内向けチャットボットの導入実績を持つAIチャットボットです。シナリオ型・AIマッチング型・生成AI型を組み合わせて使えるため、問い合わせの自動化からナレッジ化まで、目的に応じた構成を取ることができます。
ノーコードで導入できるため、エンジニアがいない環境でも設定・管理が可能です。「導入したはいいが使われない」という状況を防ぐために、設定から運用まで専任スタッフが伴走してサポートします。
まずは14日間の無料トライアルでお試しください。設定から運用まで、専任スタッフがサポートします。
AIチャットボット「Tebot（ティボット）」