AIシステム開発会社のアノテテです。AIエージェントやAI-OCR、業務管理システムの開発、Claude Codeを活用した業務改善支援などを行っています。
AI-OCRのサービスを比較検討する際、結局どれが自社に合うのか分かりにくいと感じるケースもあるかと思います。この記事では、AI-OCRを5つのサービスタイプに分け、自社の課題からどれを選べばよいかの判断基準を解説します。
この記事でわかること：
・AI-OCRの5つのサービスタイプと特徴
・自社の課題別に見る、タイプの選び方
・導入時の注意点
・個別開発を検討したほうがいいケース
AI-OCRとは
AI-OCRは、書類の画像から文字を読み取り、データに変換する技術です。
読み取る帳票は、大きく定型帳票と非定型帳票に分かれます。
定型帳票：
自社でフォーマットを定めた申込書や注文書のように、レイアウトが決まっている書類です。項目の位置が固定されているため、比較的安定して読み取れます。
非定型帳票：
取引先から届く請求書や領収書、レシート、通帳など、発行元によってレイアウトが異なる書類です。同じ請求書でも、A社は金額を右下に、B社は表の中に記載するなど、項目の位置が揃いません。
取引先から届く書類を処理する場合は、基本的に非定型帳票を扱うことになります。このあと紹介する5つのタイプは、自社の業務システムや書類の保存先をどこまで変えられるかによって選び方が変わります。
※手書き文字や縦書きへの対応可否は製品差が大きく、対応をうたっていても精度は製品によって異なるため、実際の書類で試されることをおすすめします。
AI-OCRを導入するメリット
AI-OCRを導入すると、手入力にかかる作業時間を削減できるだけでなく、入力ミスや分類のばらつきも抑えられます。また、電子帳簿保存法の検索要件への対応を効率化できる点もメリットです。
手入力の作業時間が減る
AI-OCRを導入する大きなメリットは、これまで人が行っていた入力作業を自動化できることです。
たとえば電子帳簿保存法への対応では、取引年月日・取引金額・取引先などの情報を、書類ごとに手入力して管理しているケースがあります。AI-OCRを導入すれば、書類から必要な情報を自動で読み取り、入力作業そのものを大幅に減らせます。
実際に、月約1,000ファイル、合計約30時間かかっていた手入力作業が10分の1まで削減されたケースもあります。人が行う作業は、自動入力された内容の確認が中心になりました。
入力ミスや分類のばらつきが減る
手作業で入力や分類を行っていると、担当者によって判断が異なったり、入力ミスやラベルの付け間違いが発生したりすることがあります。
AI-OCRで入力や分類を自動化し、人がその結果を確認する運用に変えることで、こうしたミスやばらつきを抑えやすくなります。
電帳法の検索要件への対応を効率化できる
電子取引データの保存では、取引年月日・取引金額・取引先を条件に検索できる状態にすることが求められています。検索要件を満たす方法としては、ファイル名に必要な情報を入れる、索引簿を作成する、システムの検索機能やメタデータを利用するといった方法があります。
AI-OCRを活用すれば、書類から必要な情報を自動で読み取り、検索に利用できるデータとして登録できます。ファイルごとに検索項目を手入力する必要がなくなるため、電子帳簿保存法への対応にかかる作業負担を減らせます。
※一定の条件を満たす場合には、検索機能の確保が不要となる措置があります。電子帳簿保存法の要件や適用条件の詳細は、国税庁の最新情報をご確認ください。
AI-OCRのサービスの種類
AI-OCRと一口にいっても、サービスの性格は大きく5つのタイプに分かれます。ここでは、それぞれの特徴を順に紹介します。
経理システムに組み込まれたタイプ
経理業務全体を製品側に載せ替える前提のタイプです。AI-OCRは、その中の機能のひとつという位置づけになります。読み取ったデータと書類は製品側のシステムに保存されるため、保存先はこれまで使っていたクラウドストレージから製品側に移ります。
注意したいのが、こうした製品の多くが「クラウドストレージ連携」をうたっている点です。Googleドライブなどの専用フォルダに書類を置くだけで取り込める製品もありますが、それはあくまで「取り込みの入口」であることが多いです。電帳法の要件を満たす保存や検索は、結局システム側で行う設計になっています。連携できることと、保存先を維持できることは分けて考える必要があります。
代表的な製品は次のとおりです。
書類の保管に特化したタイプ
保存と検索要件の担保を主目的にしたタイプです。経理システム自体は変えず、電帳法対応だけを済ませたい場合に選ばれます。経理システム型と同様に、保存先は製品側のシステムに移ります。
代表的な製品は次のとおりです。
- invoiceAgent（ウイングアーク1st）
- 楽楽電子保存
読み取り機能だけを提供するタイプ
読み取りの機能だけを提供するタイプです。保存先を今のまま維持しやすいのが特徴ですが、出力できるデータの形式や連携のしかたには製品ごとの制約があります。読み取った結果を既存のフォルダやシステムに渡す部分は、CSV出力やRPAなどの標準的な方法で組める場合もあれば、自前で用意する必要がある場合もあります。
代表的な製品は次のとおりです。
コピー機メーカーが提供するタイプ
既存の複合機や保守契約とセットで提案されるタイプです。保存先を維持できるかどうかは製品によって異なるため、個別に確認が必要です。
代表的な提供元は次のとおりです。
AI-OCRのサービスを課題別に選ぶ場合
実際の検討では、会社の状況や課題が複合的に絡み合っていて、5タイプのどれかにぴったり当てはまるとは限りません。ここでは、課題の持ち方が近いケースを取り上げながら、どのタイプが向くかを整理します。
経理業務をまとめて見直したい
こんな課題を抱えている会社に向いています。
- 請求書処理、仕訳、証憑の保存がそれぞれ別の担当者・別のツールで回っている
- 月次の締め作業のたびに、手作業の照合や手戻りが発生している
- 経理業務そのものを1つのシステムに寄せて効率化したい
この場合、請求書処理や仕訳、保存をまとめて任せられる「経理システムに組み込まれたタイプ」が向いています。ただし、保存先が製品側に移るため、既存の運用を作り直す前提になる点は理解しておく必要があります。
保存と検索要件だけを満たしたい
こんな課題を抱えている会社に向いています。
- 経理システム自体は今のままで問題なく回っている
- 電子帳簿保存法が求める検索要件だけがクリアできていない
- 経理業務のやり方は変えたくない
書類の保管に特化したタイプが向いています。
経理システムには手を付けず、保存と検索の要件だけを満たせるためです。
すでにあるシステムに読み取り機能を足したい
こんな課題を抱えている会社に向いています。
- 自社の基幹システムやワークフローはそのまま活かしたい
- 書類からの入力作業だけを減らしたい
- 既存システムへの取り込み方法をこちらで用意できる
読み取り機能だけを提供するタイプが向いています。ただし、読み取った結果を既存のシステムに渡す連携部分は、標準機能で足りるか、自前で用意する必要があるかを事前に確認しておく必要があります。
複合機の入れ替えと同時に進めたい
こんな課題を抱えている会社に向いています。
- 複合機のリース更新や保守契約の見直しの時期が近い
- そのタイミングにまとめて機能を追加したい
- 既存の保守契約の枠内で進めたい
コピー機メーカーが提供するタイプが向いています。既存の保守契約に乗せて進められるのが利点です。ただし、読み取り精度と対応できる帳票の範囲は製品差が大きいため、自社の帳票で試してから判断することが前提になります。
上記4つに当てはまらない場合
ここまでの4タイプは、いずれも保存先か作業手順のどちらかを変える前提になっています。そのどちらも変えられない場合は、個別開発も選択肢に入れて良いかもしれません。詳しくは後述の「AI-OCRを個別開発にした方がいいケース」で扱います。
AI-OCRを導入するときの注意点
ここまでの選び方に加えて、どのタイプを選んでも共通して押さえておきたい注意点を補足します。
認識精度は100%にならない
AI-OCRでも、100%の認識を前提にすることはできません。読み取った内容を確認する工程は、どの製品を選んでも残ります。
製品の紹介では「精度99%」といった数値が示されることがありますが、この数値は帳票の状態や読み取る項目によって変わります。カタログの数値をそのまま信じず、自社の帳票で試してから判断することが前提になると考えられます。
書式が揃わない帳票は精度が落ちる
非定型帳票への対応をうたう製品でも、通帳のように一般的な帳票から大きく離れた書類は、精度が落ちることがあります。
印字が薄い、傾いている、手書きと印字が混在しているといった帳票も、精度に影響します。こうした問題は、傾き補正やノイズ除去といった前処理である程度改善できますが、製品を変えるだけで完全に解決するとは限りません。
保存先が変わると全社の運用を作り直す必要がある
経理システム型や書類保管型を選んだ場合、保存先が製品側のシステムに移ります。
これまで使っていたクラウドストレージから書類の置き場所が変わるだけでなく、フォルダの構成や部門ごとの閲覧権限、書類を探す導線なども、新しい環境に合わせて作り直すことになります。全社で使っているストレージのデータを他の取り組みでも参照している場合、影響はさらに広がります。
AI-OCRを個別開発にした方がいいケース
ここでは、弊社での個別開発をご選択された株式会社ブンカ様の事例をもとに、個別開発を検討したほうがいい3つのケースを紹介します。
全社で使うクラウドストレージを変えられない
全社のデータ基盤としてクラウドストレージを利用しており、ほかの業務や取り組みでもそのデータを活用している場合、AI-OCRの導入に合わせて保存先や運用環境を変更するのは難しくなります。
株式会社ブンカ様は、Googleドライブの環境のままで完結することを絶対条件にしていました。全社で生成AI活用のプロジェクトが並行して動いており、データ利活用の観点から基盤を動かせなかったためです。他社サービス3社を検討しましたが、ランニングの月額コスト、作業工数、クラウドストレージとの連携という3つの軸で条件に合うものが見つからなかったといいます。
読み取った結果を既存のシステムに渡したい
AI-OCRで読み取った結果を、既存のフォルダ構成やメタデータにそのまま反映したい場合も、個別開発が適しています。
読み取り機能を提供するサービスを導入できても、既存システムとの連携まで標準機能で対応できるとは限りません。読み取り後のデータを特定の場所に書き戻すなど、既存の運用に合わせた処理が必要であれば、その連携部分を別途開発する必要があります。
既存のシステムや運用をできるだけ変えずにAI-OCRを組み込みたい場合は、読み取り精度だけでなく、前後のシステム連携まで含めて検討することが重要です。
現場の作業手順を変えられない
複数の部門や担当者が書類を扱っている場合、AI-OCRの導入に合わせて作業手順を変更すると、周知や教育に大きなコストがかかります。
株式会社ブンカ様では、担当者の業務フローを変えることなく、Googleドライブにアップロードされた書類へ自動でラベルを付与する仕組みを個別に構築しました。
これまでと同じように書類をアップロードするだけで処理されるため、新しい操作を覚える必要がありません。その結果、手入力の工数は感覚値で10分の1になり、人が行う作業は自動入力された内容の確認が中心になったといいます。
導入の経緯や現場の声は、インタビュー記事「「これ、マンパワーでやるべき作業？」手探りの電帳法対応から始まった、Googleドライブ × AI-OCRでの業務大改革」で詳しく紹介しています。
AI-OCRのよくある質問
AI-OCRに関してよく寄せられる質問と回答をまとめました。
- QAI-OCRとRPAは何が違うのですか
- A
AI-OCRは書類から文字を読み取ってデータにする技術、RPAはそのデータを使って定型作業を自動で動かす技術です。役割が異なるため、組み合わせて使われることが多くあります。
- Q手書きの文字も読み取れますか
- A
読み取れますが、印字された文字に比べると精度は下がる傾向にあり、製品による差も大きくなります。手書きの多い帳票を扱う場合は、自社のサンプルで試すことが前提になります。
- Q無料で使えるAI-OCRはありますか
- A
無料版や無料トライアルを用意している製品はあります。ただし、処理できる枚数や項目数に制限があるのが一般的です。業務で継続的に使うのであれば、有料版か個別開発が前提になると考えられます。
- Q導入までどれくらいの期間がかかりますか
- A
経理システム型や読み取り機能単体のパッケージは、契約後すぐに使い始められるものが多くあります。ただし、帳票の設定や現場への周知には一定の時間がかかります。
個別開発の場合、相談から本格稼働まで約4か月というケースがあります。先にご紹介した株式会社ブンカ様では、1月中旬に相談し、3月初めに発注、4月にマニュアルを改訂し、5月中旬に社内へアナウンスして本格稼働に至っています。
AI-OCRを自社仕様で開発するならBoost Dev
株式会社アノテテでは、自社業務の自動化を実現するClaude Codeの導入支援をはじめ、完成イメージを確認しながら自社システムを開発できる「BoostDev」、AI顧問サービスなど、企業のAI活用を幅広くサポートしています。
AI-OCRについても、「パッケージ製品を試したものの、うまく活用できなかった」「自社の業務に合わせたAI-OCRを開発したい」といった企業様の課題をヒアリングし、それぞれの業務やニーズに合った最適なAI-OCRの導入・活用をサポートします。ぜひお気軽にお問合せください。
